十招Word使用技巧提高工作效率，何乐不为呢？
几乎每位律师都用Word，并且相当一部分人对word的使用都自信满满。想想，你一定在自己的简历上面写着“精通Word”吧。但奇怪的是，如果有人问他们，“Word里面的样式功能是什么？”却有一大半的“精通Word”的律师答不上来……
更要命的是，有些律师让自己的助理整理一个素材，拿到助理给自己的修改材料就想哭了……天哪,都不用个修订模式，鬼知道删了什么改了什么……
工欲善其事，必先利其器。为避免上面的囧事出现，教律师们十招Word使用秘籍，好让大家早早下班回家。
（注：下文将以Word 2016 for Mac为例，Windows版本大同小异。）
第一招：修订模式
▲审阅选项卡下的“修订”功能
不要吃惊，时至今日，还真有许多人不知道Word里面有备注和修订的功能，而直接在原文上面以标红或者高亮作为修改的记号。
你考虑过接收文件方的感受么？这可不是只有1000字的短文啊，是58页的合同文本啊啊啊！这些长达数十页的合同、法律意见书等，如果直接删改，无疑会对下一个接手文档的同事造成很大的困扰，新手尤其要避免这样的常识性错误。
在Word审阅选项卡里面开启修订选项后，你对文档所做的任何修改都会被记录并署名。其他人可以快速了解谁，什么时候，在哪里进行了什么修改。这些信息，对于修改文档来说至关重要。
▲修订模式示例
特别提示！在使用修订和批注功能之前，记得在Word设置里面修改自己的名称，不然你修改过的东西，很有可能显示修订者为Administrator或者是一些乱七八糟的电脑品牌名。
第二招：比较模式
如果对方已经直接在原文上修改，将文档改得江山一片红后发给你，你的客户又需要你马上将最终版发给他，要怎么办？只要你还保留有上一个版本的文档，就可以用Word内置的“比较”功能来迅速定位修改过的地方。
▲审阅选项卡下的“比较”功能
随便拿一份小编以前写的文章为例，假设一个是修改前的，一个是修改后的，对方没有用修订模式，而是直接在文章里面修改了，通过比较功能，可以实现与修订模式类似的效果：
▲比较模式的效果
在左侧，可以统计全文的修改数据，如插入、删除以及移动的内容等，实现快速定位。“比较”功能也从侧面反映出备份不同版本文档的重要性，如果你是改一份删一份的话，神仙也救不了你。
第三招：大纲级别与大纲视图
法律人对逻辑要求之高不言而喻，而Word里面的大纲级别，可以很好体现一份文档的逻辑结构。大纲视图功能可以将一份冗长的文书转化成一份提纲，可以快速浏览并调整各大标题的级别，对于需要严密逻辑的法律文档来说，非常实用。
▲大纲视图按钮
以本文为例，本文分为了十二个“一级标题”，包括引言，十个“招数”以及最后的总结。大纲视图看上去是这样的：
▲大纲视图
很明显，这是小学就学过的“总分总”结构。在左上角部分，我们可以根据需要，修改这些文字的大纲级别，右边则可以选择显示的级别。
▲选中想要修改的文字，然后按左上角的菜单选择大纲级别
由于本文结构比较简单，不需要进行进一步分级。但对于内容繁杂的法律文书来说，对各级标题进行分级后，通过大纲视图，可以一目了然看到文书的逻辑顺序和结构，便于梳理逻辑顺序，发现潜在的逻辑错误。
同时，设置好大纲级别后，我们可以使用自动目录功能，自动生成文章的目录。
▲自动目录功能
自动生成的目录样式专业美观，一目了然。
▲自动生成的目录
第四招：样式
清除了格式之后，这么多格式要改，难道要一个一个去选中改字体改加粗吗？其实，Word里面有一个经常被忽视的大杀器，可以极大提高律师的工作效率。从Word 2007开始，Word都会将样式放在最显眼的右上角，但许多人表示从来没有用过这个功能。试想，微软会把这个最显眼的空间浪费在没有用的功能上吗？
在网页开发以及Word里面，有这么一个概念，叫做“内容与样式分离”，形象的理解，可以将内容视为你的脸，而样式（英文为 Style，更加形象）则是脸上的化妆品。文档里面的文字就是内容，而在内容上面的“格式”，如字体，加粗，行间距等，就是所谓的样式。
不少人会一边写文档，一边调字体格式。但更高效的做法应该是“先内容，后样式”，就是先把内容写好，格式最后再来统一处理。以本科毕业论文为例，学校大多会对格式进行严格要求，如一级标题、二级标题、正文等都有不同的要求，如果你一个一个去调字体，调大小，调对齐方式，就真的…… 你效率这么低，你妈妈知道吗？
▲样式应用例子
第五招：云
如果你在修改一份合同的时候，正当快修改完的时候文件突然损坏……你的心里阴影面积一定是全部覆盖。若重写，简直不能忍，代价巨高。
作为具有高度规避风险意识的律师，怎么能对自己的工作成果掉以轻心呢？云备份哇！随时保存自己的工作成果，以防万一。
市面上有许多云备份的服务，包括微软官方的OneDrive，以及百度云，金山快盘等。这些服务大多都包含有文档历史纪录功能，可以回溯到任意一个保存过的版本。
▲微软One Drive的历史版本功能
历史版本功能，对于律师来说，作用不仅仅是恢复文档，更是追踪文档修改历史的利器，对于一些需要长期跟进的项目来说，这个功能非常实用。当然，对于文档备份有更高要求的律师，不可过度依赖云备份，物理备份，如U盘、移动硬盘的备份也是必不可少的，小编就曾经遇到过连云备份的文档都无法恢复的情形。
除此以外，云备份的另一个好处是可以随时随地修改文档。就算是你电脑没在身边，在手机或者平板上安装一个Word，也可以在云上应急修改文档。云功能就像是一份保险，你不用的时候觉得没有什么用，但当你真正需要用到的时候，往往可以救你一命。
第六招：快速另存为PDF格式
自office 2007版本起，office所有组件自带另存为pdf格式功能。从此不必再找工具软件将word文档转为pdf，直接选择，文件，另存为，格式选择pdf即可。
第七招：不要再狂敲回车来换页了
写文书难免遇到需要换页的时候，如果你还在用狂敲回车来换页的话，小编对你电脑的回车键寿命表示担忧。换页最简单快捷的方法，是按Ctrl + Enter（苹果：Command + Enter）进行分页。
如果你进行过操作，乍一看上去，两种方式似乎没有什么区别，但开启了显示编辑标记/显示所有非打印字符后，就可以看到区别。
▲显示编辑标记/显示所有非打印字符 按钮
▲两种换页方式的区别
使用分页功能，而不是狂敲回车的好处有二，第一是节省时间，第二是可以建立外观更加专业的文档。
第八招:“查找”功能，快速定位
如果需要在一篇非常长的文章里面，快速定位某个关键词，我们可以尝试用“查找”功能，快捷键是Ctrl + F （苹果：Command + F）, F代表“Find”的意思。
通过这个功能，我们可以快速定位如关键法条、关键合同条款等信息，不需要再一页一页用肉眼去找。
小提示，“查找”功能在许多软件里面都可以使用，如浏览器、PDF阅读器等，快捷键一般都是Ctrl + F。善用查找功能，可以在检索上节省大量时间。
第九招：粘贴到底选哪个？
在粘贴内容到Word的时候，每次我们都能看到一个小按钮弹出来，一般会有三个选项，分别是“保留源格式”、“匹配目标格式”以及“只保留文本”。
▲粘贴时出现的小按钮
保留源格式主要用于跨文档粘贴的情况，例如你在某个网站复制了某个法条，希望保留这个网站上的格式，就可以选保留源格式。但如果你从多个网站复制内容，全都保留源格式的话，文档的格式会变得混乱不堪。
这时候，可以选匹配目标格式。匹配目标格式，是让所有外来的复制信息，与你现有文档的格式进行匹配，别人都得跟随你的格式走。可以达到更加整洁的文档外观。
但小编更常用的是最后一个“只保留文本”，后期再用样式功能统一处理。只保留文本的好处在于，它一定程度上相当于“清除所有格式”，可以确保格式不会被弄乱。
若你不确定要选哪个，就直接选“只保留文本”，方便后期的进一步修改。
第十招：文档分屏
写法律文书等时候，常常需要回到文档的前面参考一些内容，然后又回到后面继续写。如果文档较短还好，但如果是几千甚至上万字的长文，反复几次，很快就会眼花缭乱。其通过Word的分屏（拆分）功能，可以很好解决这个问题。
▲拆分按钮
在按下“拆分”按钮后，文档便分为了上下两个窗口，上下两个窗口都可以独立滚动，你可以根据自己的需求进行调整，不需要再来回折腾。是不是很方便呢？
▲拆分后效果
用好Word意味着早点下班
当然，Word的使用技巧还有很多，小编在此抛砖引玉，希望大家能够充分发掘Word里面的各种功能，将时间用在刀刃上，早点下班。
随着云技术的普及，Office系列软件也进入了云时代，目前微软主推的是Office 365，将Office转变成为一种服务。我们可以形象理解Office 365为“年费会员”，以年为单位销售服务使用权，让你第一时间用到最新的Office。
对于法律人来说，一年百来块钱不算很多，而且，我们还有万能的淘宝呢。
P.S．：还在用Word 2003的律师们，今年好像是2016年了吧？
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